Informationen zur Bearbeitung von Personendaten

1. Einleitung

Die CoolPeople Switzerland GmbH, UID CHE-367.502.928, mit Sitz in Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich, Schweiz (nachfolgend „CoolPeople", „Verantwortlicher", „wir"), misst dem Schutz Ihrer Personendaten gebührende Aufmerksamkeit bei.

CoolPeople ist Teil der CoolPeople-Gruppe, Bereich der Erbringung professioneller IT- und anderer Technologiedienstleistungen, der Bereitstellung von IT-Ressourcen sowie von Rekrutierungs- und Personaldienstleistungen tätig ist. Im Rahmen dieser Tätigkeit bearbeiten wir Personendaten von Kandidaten und IT-Spezialisten, externen Mitarbeitern, Ansprechpartnern unserer Kunden, Geschäftspartnern, Lieferanten, Besuchern unserer Websites sowie sonstigen Personen, die mit uns kommunizieren.

Zweck dieses Dokuments ist es, Sie gemäß dem schweizerischen Datenschutzgesetz (DSG) — und, soweit anwendbar, gemäß der DSGVO — darüber zu informieren, welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, zu welchem Zweck, gestützt worauf, an wen wir sie bekanntgeben und welche Rechte Ihnen zustehen.

Bei der Bearbeitung beachten wir die Grundsätze der Rechtmässigkeit, von Treu und Glauben, der Verhältnismässigkeit, der Zweckbindung, der Richtigkeit sowie der Datensicherheit (Art. 6 und 8 DSG).

2. Welche Personendaten wir bearbeiten

Je nach Kategorie betroffener Personen, der Sie angehören (siehe Abschnitt 6), bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

• Identifikationsdaten — Vor- und Nachname, Titel, Geburtsdatum, bei Unternehmern UID/Handelsregisternummer;
• Kontaktdaten — Zustelladresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
• Berufsbezogene Daten — berufliche Position, Angaben zu Qualifikation, Ausbildung, Kursen und Zertifizierungen, Berufserfahrung, Sprachkenntnisse;
• Daten zur Zusammenarbeit — Verfügbarkeit, finanzielle Vorstellungen (erwartetes Honorar / Satz), Projektpräferenzen;
• Abrechnungs- und Zahlungsdaten — Bankverbindung, Rechnungsdaten;
• Kommunikationsdaten — Inhalt der E-Mail- und sonstigen Kommunikation, in Kontaktformulare eingegebene Daten;
• Technische Daten der Website — IP-Adresse (in der Regel anonymisiert zu statistischen Zwecken), Browser- und Betriebssystemtyp, Informationen über Ihre Aktivität auf der Website.

Besonders schützenswerte Personendaten (Art. 5 lit. c DSG) bearbeiten wir in der Regel nicht und bitten Sie, uns solche nicht zu übermitteln. Soweit dies im Einzelfall für eine konkrete Vermittlung oder einen Einsatz erforderlich ist, bearbeiten wir solche Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder gestützt auf eine andere gesetzliche Grundlage.

3. Zwecke der Bearbeitung

Wir verarbeiten Ihre Personendaten insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Erbringung von Dienstleistungen — Vermittlung der Zusammenarbeit zwischen IT-Spezialisten und Kunden, Bereitstellung von IT-Kapazitäten und Technologiedienstleistungen;
• Recruiting — Suche, Ansprache und Bewertung von Kandidaten für Stellen und Projekte;
• Kommunikation mit Kunden und Kandidaten — Bearbeitung von Anfragen, auf Vertragsschluss und -erfüllung gerichtete Schritte;
• Erfüllung vertraglicher Pflichten — Verwaltung des Vertragsverhältnisses, Rechnungsstellung, Evidenz;
• Verwaltung von Geschäftsbeziehungen — Evidenz von Kunden, Partnern und Lieferanten;
• Marketing — Information über Neuigkeiten, Dienstleistungen und Möglichkeiten, die für Sie von Interesse sein könnten;
• Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen — insbesondere im Bereich Buchhaltung und Steuern;
• Schutz von Rechtsansprüchen — Geltendmachung, Ausübung und Verteidigung von Rechtsansprüchen, Bearbeitung von Reklamationen und Streitigkeiten;
• Betrieb und Sicherheit der Website sowie Messung ihrer Besucherzahlen.

4. Grundlage der Bearbeitung

Nach schweizerischem Recht dürfen private Verantwortliche Personendaten bearbeiten, sofern sie die Bearbeitungsgrundsätze (Art. 6 DSG) einhalten und die Persönlichkeit der betroffenen Person nicht widerrechtlich verletzen. Ist eine Bearbeitung ausnahmsweise rechtfertigungsbedürftig (Art. 30–31 DSG), stützen wir sie auf einen Rechtfertigungsgrund — insbesondere Ihre Einwilligung, ein überwiegendes privates oder öffentliches Interesse oder eine gesetzliche Grundlage. Für die Erbringung unserer Leistungen bearbeiten wir Daten regelmässig im Rahmen der Vertragsanbahnung und Vertragserfüllung.

Soweit die DSGVO anwendbar ist (Art. 3 Abs. 2 DSGVO), stützen wir die Bearbeitung zusätzlich auf die Rechtsgrundlagen des Art. 6 Abs. 1 DSGVO: Vertragserfüllung (lit. b), rechtliche Verpflichtung (lit. c), berechtigte Interessen (lit. f) und Einwilligung (lit. a). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen; die Rechtmässigkeit der bis dahin erfolgten Bearbeitung bleibt unberührt.

5. Herkunft der Personendaten

Wir erheben Personendaten aus folgenden Quellen:

• Direkte Erhebung bei Ihnen

Wir erheben Personendaten direkt bei Ihnen, beispielsweise wenn Sie mit uns kommunizieren, unsere Dienstleistungen in Anspruch nehmen oder uns Ihre Daten anderweitig zur Verfügung stellen.

• Erhebung über unsere Kunden

Wir erhalten Personendaten von unseren Kunden, insbesondere Kontaktdaten ihrer Mitarbeitenden oder sonstiger Ansprechpersonen, soweit dies für die Erbringung unserer Dienstleistungen oder die Zusammenarbeit mit unseren Kunden erforderlich ist.

• Erhebung aus öffentlichen Quellen und beruflichen Plattformen

Soweit wir geeignete Kandidatinnen und Kandidaten suchen, können wir Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen sowie beruflichen Plattformen erheben, insbesondere aus LinkedIn und Jobportalen.

Informationspflicht bei indirekter Datenerhebung

Werden Personendaten nicht direkt bei Ihnen erhoben, informieren wir Sie im Rahmen unserer Informationspflicht gemäss Art. 19 DSG bzw. – soweit anwendbar – Art. 14 DSGVO. Diese Information erfolgt in der Regel anlässlich der ersten Kommunikation mit Ihnen.

6. Kategorien betroffener Personen

Kandidaten und IT-Spezialisten; externe Mitarbeiter; Mitarbeiter und Ansprechpartner von Kunden; Geschäftspartner; Lieferanten; Website-Besucher; sonstige Personen, die mit uns kommunizieren.

7. Wer Ihre Personendaten bearbeitet

Wir bearbeiten Ihre Personendaten als Verantwortlicher, da wir über Zwecke und Mittel der Bearbeitung entscheiden.

 Zu internen Verwaltungszwecken können wir Ihre Personendaten an andere Unternehmen der CoolPeople-Gruppe bekanntgeben (soweit die DSGVO anwendbar ist, gestützt auf unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f i.V.m. Erwägungsgrund 48 DSGVO). Unternehmen der Gruppe sind insbesondere:

Tschechische Republik

• CoolPeople Technology a.s., ID 29034400, mit Sitz in Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
• CoolPeople Holding s.r.o., ID 05288398, mit Sitz in Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
• CoolPeople Personal s.r.o., ID 24158216, mit Sitz in Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4
• CoolPeople Services s.r.o., ID 24138011, mit Sitz in Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Prag 4

 Slowakische Republik

• CoolPeople s.r.o., ID 45 614 903, mit Sitz in Karadžičova 8, Bratislava – Stadtteil Ružinov, 821 08
• CoolPeople Personal s.r.o., ID 56 871 201, mit Sitz in Karadžičova 8, Bratislava – Stadtteil Ružinov, 821 08

 Polen

• CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, mit Sitz in ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice

Österreich

• CoolPeople GmbH, FN 446661f, mit Sitz in Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien

Stellung der Gruppenunternehmen. Die einzelnen Gruppenunternehmen handeln in der Regel als eigenständige Verantwortliche. Werden Zwecke und Mittel gemeinsam festgelegt, handeln sie gemeinsam; handelt ein Unternehmen ausschliesslich nach Weisung eines anderen, liegt eine Auftragsbearbeitung vor (Art. 9 DSG; soweit DSGVO anwendbar Art. 26/28 DSGVO).

Ferner geben wir Ihre Personendaten an Auftragsbearbeiter und weitere Empfänger bekannt, insbesondere: Anbieter von IT- und Cloud-Diensten; Anbieter von Recruiting- und Beziehungsmanagement-Tools (ATS/CRM); Anbieter von Buchhaltungs-, Steuer- und Rechtsdienstleistungen; Behörden, soweit gesetzlich vorgeschrieben. Mit jedem Auftragsbearbeiter besteht eine Vereinbarung gemäss Art. 9 DSG.

8. Bekanntgabe und Übermittlung ins Ausland

In erster Linie bearbeiten wir Ihre Personendaten in der Schweiz und im EWR. Empfänger – insbesondere Auftragsbearbeiter und Gruppengesellschaften – können sich jedoch auch in anderen Ländern befinden. Die Gruppengesellschaften haben ihren Sitz in der Tschechischen Republik, der Slowakei, Polen und Österreich (EU/EWR mit angemessenem Datenschutz). Bestimmte Dienstleister (z.B. Anbieter von Cloud- und Analysediensten wie Google oder Meta) können Personendaten zudem in die USA oder andere Länder übermitteln bzw. von dort darauf zugreifen.

Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, stellen wir einen angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher – insbesondere durch die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission (mit dem Schweizer Addendum bzw. den für das revDSG erforderlichen Anpassungen) –, soweit sich der Empfänger nicht bereits einem anerkannten Schutzmechanismus unterstellt (z.B. Swiss-U.S. Data Privacy Framework) oder wir uns auf eine gesetzliche Ausnahme stützen können (Art. 17 revDSG; Art. 49 DSGVO), etwa Ihre ausdrückliche Einwilligung, die Vertragsabwicklung oder die Geltendmachung von Rechtsansprüchen.

9. Aufbewahrungsdauer

Wir bewahren Personendaten nur so lange auf, wie es zur Erfüllung des Bearbeitungszwecks erforderlich ist, und danach für den gesetzlich vorgeschriebenen bzw. unserem berechtigten Interesse entsprechenden Zeitraum: für die Dauer des Vertragsverhältnisses und den Lauf der einschlägigen Verjährungsfristen; für den handels- und steuerrechtlich erforderlichen Zeitraum (in der Regel zehn Jahre, Art. 958f OR); Kandidatendaten auf Grundlage der Einwilligung für 3 Jahre bzw. bis zum Widerruf; Cookies für den in Abschnitt 14 genannten Zeitraum.

10. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen (Art. 8 DSG), um die Sicherheit der Personendaten zu gewährleisten und sie vor unbefugtem oder zufälligem Zugriff, Veränderung, Zerstörung, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Personendaten werden nur von befugten, zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen bearbeitet; Zugriffsrechte werden verwaltet und regelmässig überprüft.

Das Unternehmen verfügt über ein Informationssicherheits-Managementsystem gemäss der Norm SN EN ISO/IEC 27001:2023, das von einer akkreditierten Zertifizierungsstelle regelmässig auditiert und zertifiziert wird.

11. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Anbahnung, den Abschluss und die Abwicklung eines Vertrags bzw. einer Vermittlung oder eines Einsatzes erforderlich sind. Ohne diese Daten können wir in der Regel keinen Vertrag schliessen oder abwickeln bzw. Ihnen keine passenden Stellen und Projekte anbieten.

12. Automatisierte Einzelentscheidung und Profiling

Bei der Bearbeitung Ihrer Personendaten treffen wir keine ausschliesslich automatisierte Einzelentscheidung, die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden ist oder Sie erheblich beeinträchtigt (Art. 21 DSG; soweit anwendbar Art. 22 DSGVO). Im Bereich Marketing und Websitebetrieb können wir Cookies sowie Mess- und Targeting-Tools einsetzen (siehe Abschnitt 14). Zur zielgerichteten Information über passende Stellen, Projekte und Dienstleistungen können wir Personendaten teilweise automatisiert auswerten (Profiling), ohne dass daraus Sie erheblich beeinträchtigende Entscheidungen entstehen.

13. Ihre Rechte

Im Zusammenhang mit der Bearbeitung Ihrer Personendaten stehen Ihnen nach schweizerischem Recht insbesondere folgende Rechte zu, die Sie jederzeit über die Kontaktdaten in Abschnitt 15 ausüben können:

• Auskunftsrecht (Art. 25 DSG) — Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten; die Auskunft ist in der Regel innert 30 Tagen und grundsätzlich kostenlos;
• Recht auf Datenherausgabe und -übertragung (Art. 28 DSG) — Herausgabe der von Ihnen bekanntgegebenen Daten in einem gängigen elektronischen Format bzw. deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen, soweit wir sie automatisiert und mit Ihrer Einwilligung oder in unmittelbarem Zusammenhang mit einem Vertrag bearbeiten;
• Recht auf Berichtigung unrichtiger Personendaten (Art. 32 Abs. 1 DSG);
• Recht, die Bearbeitung bestreiten zu lassen sowie die Löschung oder Vernichtung der Daten zu verlangen (Art. 32 Abs. 2 DSG), soweit kein Rechtfertigungsgrund entgegensteht;
• Recht auf Widerruf einer Einwilligung.

Soweit die DSGVO anwendbar ist, stehen Ihnen zusätzlich die dortigen Rechte zu (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch; Art. 15–21 DSGVO).

Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, www.edoeb.admin.ch. Soweit die DSGVO anwendbar ist, können Sie sich zudem an die zuständige Aufsichtsbehörde im EU-/EWR-Mitgliedstaat Ihres Aufenthalts wenden.

 Zur Überprüfung Ihrer Identität können wir Sie um ergänzende Informationen bitten.

14. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet notwendige Cookies (z. B. Session-Kennung, Speicherung von Einwilligungen) sowie Analyse- und Marketing-Cookies und -Tools, insbesondere Google Analytics, Facebook Pixel und das Tool Leady. Ihre Präferenzen können Sie über die Cookie-Einstellungen auf unserer Website festlegen und jederzeit ändern:

Einwilligung bearbeiten

Soweit für nicht notwendige Cookies eine Einwilligung erforderlich ist (insbesondere gegenüber Besucherinnen und Besuchern aus der EU/dem EWR), holen wir diese über unser Cookie-Banner ein. Diese Dienste können Personendaten ins Ausland übermitteln (siehe Abschnitt 8).

15. Kontaktdaten, Vertretung und Aktualisierung

In Angelegenheiten des Datenschutzes und zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie uns kontaktieren:

• E-Mail: dpo@coolpeople.ch
• Anschrift: CoolPeople Switzerland GmbH, Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich

Vertreter in der EU (Art. 27 DSGVO): Soweit wir Personen in der EU/im EWR Dienstleistungen anbieten und dadurch der DSGVO unterliegen, benennen wir einen Vertreter in der Union: Milan Čálek, dpo@coolpeople.cz. Ein Vertreter in der Schweiz nach Art. 14 DSG ist für uns als in der Schweiz ansässige Gesellschaft nicht erforderlich.

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Die aktuelle Fassung ist stets auf unserer Website verfügbar.