Henkilötietojen käsittelyä koskevat tiedot

1. Johdanto

CoolPeople Technology a.s., yritystunnus 29034400, kotipaikka Na Strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4, Tšekin tasavalta, rekisteröity Prahan kaupunginoikeuden ylläpitämään kaupparekisteriin, osasto B, rekisterinumero 15949 (jäljempänä ”CoolPeople”, ”rekisterinpitäjä” tai ”me”), pitää henkilötietojesi suojaamista erittäin tärkeänä.

CoolPeople Technology a.s. kuuluu CoolPeople-konserniin, joka tarjoaa ammattimaisia IT- ja teknologiapalveluja, IT-asiantuntijaresursseja sekä rekrytointi- ja henkilöstöpalveluja.

Toimintamme yhteydessä käsittelemme työnhakijoiden ja IT-asiantuntijoiden, ulkoisten yhteistyökumppaneiden, asiakkaidemme yhteyshenkilöiden, liikekumppaneiden, toimittajien, verkkosivustojemme kävijöiden sekä muiden kanssamme viestivien henkilöiden henkilötietoja.

Tämän asiakirjan tarkoituksena on kertoa sinulle, mitä henkilötietoja käsittelemme, mihin tarkoituksiin ja millä oikeusperusteilla niitä käsitellään, kenelle tietoja voidaan luovuttaa sekä mitä oikeuksia sinulla on.

Henkilötietojen käsittelyssä noudatamme Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus, GDPR), sovellettavaa Tšekin tietosuojalainsäädäntöä sekä soveltuvin osin Suomen tietosuojalakia (1050/2018) ja muuta asiaankuuluvaa kansallista lainsäädäntöä.

Noudatamme henkilötietojen käsittelyssä GDPR:n 5 artiklan mukaisia periaatteita: lainmukaisuutta, kohtuullisuutta ja läpinäkyvyyttä, käyttötarkoitussidonnaisuutta, tietojen minimointia, täsmällisyyttä, säilytyksen rajoittamista sekä eheyttä ja luottamuksellisuutta.

2. Mitä henkilötietoja käsittelemme

Riippuen siitä, mihin rekisteröityjen ryhmään kuulut (ks. kohta 6), käsittelemme erityisesti seuraavia henkilötietoryhmiä:

Tunnistetiedot — etu- ja sukunimi, titteli, syntymäaika sekä elinkeinonharjoittajien osalta yritys- ja arvonlisäverotunnisteet.

Yhteystiedot — postiosoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Ammatilliset tiedot — tehtävänimike, pätevyys, koulutus, suoritetut kurssit ja sertifikaatit, työkokemus sekä kielitaito.

Yhteistyöhön liittyvät tiedot — käytettävyys, taloudelliset odotukset (odotettu palkkio tai tuntiveloitus) sekä projektitoiveet.

Laskutus- ja maksutiedot — pankkitilitiedot ja laskutustiedot.

Viestintätiedot — sähköpostien ja muun viestinnän sisältö sekä yhteydenottolomakkeilla annetut tiedot.

Verkkosivuston tekniset tiedot — IP-osoite (jota käsitellään tilastollisiin tarkoituksiin yleensä anonymisoidussa muodossa), selaimen ja käyttöjärjestelmän tyyppi sekä tiedot toiminnastasi verkkosivustolla.

Emme yleensä käsittele GDPR:n 9 artiklassa tarkoitettuja erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Pyydämme, ettet toimita meille tällaisia tietoja, ellei se ole välttämätöntä tiettyä tarkoitusta varten ja käsittelylle ole asianmukaista oikeusperustetta.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

Käsittelemme henkilötietojasi erityisesti seuraaviin tarkoituksiin:

Palvelujen tarjoaminen

IT-palvelujen toimittaminen asiakkaille asiantuntijoiden avulla sekä IT-asiantuntemuksen ja teknologiapalvelujen tarjoaminen.

Rekrytointi

Työnhakijoiden etsiminen, kontaktointi ja arviointi työsuhteisiin sekä projektitehtäviin.

Liiketoimintaan liittyvien yhteydenottojen käsittely ja viestintä asiakkaiden sekä työnhakijoiden kanssa

Verkkosivuston yhteydenotto- ja projektisuunnittelulomakkeiden kautta lähetettyjen tiedustelujen käsittely, viestintä mahdollisten ja nykyisten asiakkaiden kanssa sekä sopimusten valmisteluun, tekemiseen ja täyttämiseen liittyvät toimenpiteet.

Sopimusvelvoitteiden täyttäminen

Sopimussuhteiden hallinnointi, laskutus ja dokumentointi.

Liikesuhteiden hallinta

Asiakas-, yhteistyökumppani- ja toimittajatietojen ylläpito.

Markkinointi

Tiedottaminen uutisista, palveluista ja mahdollisuuksista, jotka voivat olla sinulle merkityksellisiä.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen

Erityisesti kirjanpito- ja verolainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden täyttäminen.

Oikeudellisten vaatimusten suojaaminen

Oikeudellisten vaatimusten laatiminen, esittäminen ja puolustaminen sekä reklamaatioiden ja riitojen käsittely.

Verkkosivuston toiminta ja turvallisuus

Verkkosivuston tekninen toiminta, tietoturva ja käytön analysointi.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Kaikki henkilötietojen käsittely perustuu GDPR:n 6 artiklan 1 kohdassa määriteltyyn soveltuvaan oikeusperusteeseen.

Sopimuksen täytäntöönpano – GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta

Käsittely, joka on tarpeen kanssasi tehdyn sopimuksen täyttämiseksi tai pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavien toimenpiteiden suorittamiseksi.

Lakisääteinen velvoite – GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan c alakohta

Käsittely, joka on tarpeen lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, erityisesti kirjanpidon ja verotuksen alalla.

Oikeutettu etu – GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohta

Käsittely, joka on tarpeen oikeutettujen etujemme toteuttamiseksi, esimerkiksi liikesuhteiden hallinnassa, oikeudellisten vaatimusten suojaamisessa, verkko- ja verkkosivustoturvallisuuden varmistamisessa sekä tietyissä konsernin sisäisissä hallinnollisissa tehtävissä.

Liiketoimintaan liittyvien tiedustelujen käsittely

Käsitellessämme yritysten yhteyshenkilöiden lähettämiä liiketoimintaan liittyviä tiedusteluja käsittely perustuu yleensä GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan f alakohdan mukaiseen oikeutettuun etuumme.

Jos käsittely on tarpeen rekisteröidyn itsensä kanssa tehtävää sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi, sovellettavaksi voi tulla GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan b alakohta.

Suostumus – GDPR:n 6 artiklan 1 kohdan a alakohta

Käsittely, joka perustuu vapaaehtoiseen suostumukseesi, esimerkiksi tiettyihin markkinointitoimenpiteisiin tai analytiikka- ja markkinointievästeiden käyttöön.

Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, arvioimme etujamme suhteessa oikeuksiisi ja vapauksiisi.

Voit peruuttaa antamasi suostumuksen milloin tahansa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

5. Henkilötietojen lähteet

Keräämme henkilötietoja seuraavista lähteistä:

Suoraan sinulta

Kun viestit kanssamme, rekisteröidyt, täytät lomakkeita tai teet yhteistyötä kanssamme.

Asiakkailtamme

Esimerkiksi työntekijöiden ja muiden yhteyshenkilöiden yhteystietoja palvelujemme tarjoamisen yhteydessä.

Julkisista lähteistä ja ammatillisilta alustoilta

Esimerkiksi ammatillisista verkostoista, LinkedInistä ja työnhakupalveluista etsiessämme sopivia työnhakijoita.

Kun keräämme henkilötietoja muista lähteistä kuin suoraan sinulta, annamme GDPR:n 14 artiklan mukaiset tiedot sovellettavien määräaikojen puitteissa, yleensä viimeistään kuukauden kuluessa tai ensimmäisen yhteydenottomme yhteydessä olosuhteista riippuen.

6. Rekisteröityjen ryhmät

Käsittelemme seuraaviin ryhmiin kuuluvien henkilöiden henkilötietoja:

• Työnhakijat, IT-asiantuntijat ja palveluntarjoajat.
• Ulkoiset yhteistyökumppanit.
• Asiakkaiden työntekijät ja yhteyshenkilöt.
• Muut liikekumppanit.
• Verkkosivustojen kävijät.
• Muut kanssamme viestivät henkilöt.

7. Kuka käsittelee henkilötietojasi

CoolPeople Technology a.s. toimii tässä asiakirjassa kuvatun henkilötietojen käsittelyn rekisterinpitäjänä siltä osin kuin se määrittää käsittelyn tarkoitukset ja keinot.

Voimme jakaa henkilötietoja CoolPeople-konsernin muiden yhtiöiden kanssa sisäisiin hallinnollisiin tarkoituksiin, kun käsittelylle on soveltuva oikeusperuste.

Konserniin kuuluvat muun muassa seuraavat yhtiöt:

Tšekin tasavalta

CoolPeople Holding s.r.o., IČO 05288398, kotipaikka Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4.

CoolPeople Personal s.r.o., IČO 24158216, kotipaikka Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4.

CoolPeople Services s.r.o., IČO 24138011, kotipaikka Na strži 2097/63, Krč, 140 00 Praha 4.

Slovakia

CoolPeople s.r.o., IČO 45 614 903, kotipaikka Karadžičova 8, Bratislava – mestská časť Ružinov, 821 08.

CoolPeople Personal s.r.o., IČO 56 871 201, kotipaikka Karadžičova 8, Bratislava – mestská časť Ružinov, 821 08.

Itävalta

CoolPeople GmbH, FN 446661f, Mariahilfer Straße 71, 1060 Wien.

Puola

CoolPeople Sp. z o.o., NIP 8952014114, kotipaikka ul. Żelazna 2, 40-851 Katowice, Puola.

Sveitsi

CoolPeople Switzerland GmbH, CHE-367.502.928, kotipaikka Kreuzstrasse 26, 8008 Zürich.

Konserniyhtiöiden vastuut

Konserniyhtiöt toimivat yleensä itsenäisinä rekisterinpitäjinä omassa toiminnassaan tapahtuvan henkilötietojen käsittelyn osalta.

Kun kaksi tai useampi yhtiö määrittää yhdessä tietyn käsittelyn tarkoitukset ja keinot, ne toimivat GDPR:n 26 artiklan mukaisina yhteisrekisterinpitäjinä.

Kun yhtiö käsittelee henkilötietoja yksinomaan toisen yhtiön toimeksiannosta, se toimii GDPR:n 28 artiklan mukaisena henkilötietojen käsittelijänä.

Voimme luovuttaa henkilötietoja myös muille vastaanottajille, kuten:

• IT- ja pilvipalvelujen sekä tietojärjestelmien toimittajille.
• Rekrytointi- ja asiakkuudenhallintajärjestelmien (ATS/CRM) toimittajille.
• Kirjanpito-, vero- ja lakipalvelujen tarjoajille.
• Viranomaisille, kun laki sitä edellyttää.

Kun vastaanottaja toimii henkilötietojen käsittelijänä, varmistamme, että sen kanssa on tehty asianmukainen GDPR:n 28 artiklan mukainen henkilötietojen käsittelysopimus.

Tietoja asiaankuuluvista vastaanottajista voi pyytää kohdassa 13 annettujen yhteystietojen kautta.

8. Henkilötietojen säilytysajat

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen niiden käsittelyn tarkoitusten toteuttamiseksi.

Säilytysaika riippuu henkilötietojen ryhmästä, käsittelyn tarkoituksesta ja sovellettavista lakisääteisistä velvoitteista.

Henkilötietoja voidaan säilyttää:

• Sopimussuhteen voimassaolon ajan ja sen jälkeen sovellettavien vanhentumisaikojen mukaisesti.
• Kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämän ajan.
• Suostumukseen perustuvia työnhakijatietoja enintään viiden vuoden ajan tai siihen asti, kunnes suostumus peruutetaan.
• Liiketoimintaan liittyvien tiedustelujen tietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tiedustelun käsittelemiseksi ja mahdollisten asiaankuuluvien jatkotoimenpiteiden toteuttamiseksi, ottaen huomioon sovellettavat lakisääteiset velvoitteet ja oikeutetut edut.
• Evästeisiin liittyviä tietoja kohdassa 12 kuvatun ajan.

Säilytysajan päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan, ellei niiden säilyttämistä edelleen edellytetä lain tai muun pätevän oikeusperusteen nojalla.

9. Henkilötietojen turvallisuus

Toteutamme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia turvatoimia henkilötietojen suojaamiseksi luvattomalta tai tahattomalta pääsyltä, muuttamiselta, tuhoamiselta, katoamiselta tai väärinkäytöltä.

Toimenpiteisiin kuuluvat muun muassa käyttöoikeuksien hallinta, salassapitovelvoitteet ja käyttöoikeuksien säännöllinen tarkistaminen.

CoolPeople Technology a.s. on ottanut käyttöön tietoturvallisuuden hallintajärjestelmän standardin ČSN EN ISO/IEC 27001:2023 mukaisesti.

10. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi

Emme tee yksinomaan automatisoituun käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla olisi sinua koskevia oikeusvaikutuksia tai jotka vaikuttaisivat sinuun vastaavalla tavalla merkittävästi GDPR:n 22 artiklassa tarkoitetulla tavalla.

Markkinoinnissa ja verkkosivuston toiminnassa voimme käyttää evästeitä sekä analytiikka- ja kohdentamistyökaluja sovellettavien tietosuojasäännösten mukaisesti.

Lisätietoja on kohdassa 12.

Mer information finns i avsnitt 12.

11. Oikeutesi

GDPR:n mukaan sinulla on seuraavat oikeudet sovellettavassa lainsäädännössä säädetyin edellytyksin ja rajoituksin:

• Oikeus saada pääsy henkilötietoihin (GDPR:n 15 artikla).
• Oikeus tietojen oikaisemiseen ja puutteellisten tietojen täydentämiseen (16 artikla).
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”, GDPR:n 17 artikla).
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen (18 artikla).
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen (20 artikla).
• Oikeus vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä sekä suoramarkkinointia (21 artikla).
• Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, jos käsittely perustuu suostumukseen. Peruuttaminen ei vaikuta sitä ennen suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
• Oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle.

Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla meihin yhteyttä kohdassa 13 ilmoitettujen yhteystietojen kautta.

Käsittelemme pyyntösi ilman aiheetonta viivytystä ja yleensä viimeistään kuukauden kuluessa. Tarvittaessa määräaikaa voidaan jatkaa kahdella kuukaudella GDPR:n mukaisesti.

Voimme pyytää lisätietoja henkilöllisyytesi varmistamiseksi.

Valvontaviranomaiset
Pääasiallinen toimipaikkamme sijaitsee Tšekin tasavallassa. Tšekin tietosuojaviranomainen on Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, Tšekin tasavalta. Suomessa voit tehdä valituksen myös Tietosuojavaltuutetun toimistolle. Voit lisäksi kääntyä muun toimivaltaisen EU- tai ETA-maan valvontaviranomaisen puoleen GDPR:n mukaisesti.

12. Evästeet ja vastaavat teknologiat

Verkkosivustomme käyttävät evästeitä ja vastaavia teknologioita perustoimintojen varmistamiseen, verkkosivuston käytön analysointiin ja suostumusta edellyttävissä tilanteissa markkinoinnin tukemiseen. Käytämme seuraavia evästeluokkia:

Välttämättömät evästeet
Nämä evästeet ovat tarpeen verkkosivuston perustoiminnoille, kuten istunnon hallinnalle ja evästevalintojen tallentamiselle. Niitä voidaan käyttää ilman suostumusta, kun sovellettava lainsäädäntö sallii poikkeuksen suostumusvaatimuksesta.

Analytiikkaevästeet
Analytiikkaevästeiden avulla ymmärrämme, miten verkkosivustoa käytetään ja miten voimme parantaa sen toimintoja ja sisältöä.

Markkinointievästeet
Markkinointievästeitä käytetään markkinointitoimien mittaamiseen ja kohdentamiseen.
Verkkosivuston teknisestä toteutuksesta riippuen käytettäviin työkaluihin voivat kuulua Google Analytics, Meta Pixel ja Leady.
Suostumusta edellyttävät evästeet otetaan käyttöön vasta, kun olet antanut pätevän suostumuksen.
Voit muuttaa evästevalintojasi tai peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa verkkosivuston evästeasetuksissa.

Muuta suostumusta

Tarkempien tietojen käytetyistä evästeistä, niiden tarkoituksista, palveluntarjoajista ja säilytysajoista tulee olla saatavilla verkkosivuston evästeasetuksissa.

13. Yhteystiedot ja tietosuojaselosteen päivitykset

Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä tai haluat käyttää oikeuksiasi, voit ottaa meihin yhteyttä:

CoolPeople Technology a.s.
Na Strži 2097/63
140 00 Praha 4
Tšekin tasavalta

Sähköposti: dpo@coolpeople.fi
Voimme päivittää tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa toimintamme, teknisten ratkaisujen tai sovellettavan lainsäädännön muuttuessa. Ajantasainen versio on aina saatavilla verkkosivust